一.总则

1.为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，特制定本办法。
2.企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

二.公司档案范围

筹备、成立 、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。

公司档案材料包括：
1. 党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；
2. 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
3. 公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；
4. 综合性行政事务，企业厂务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理；
5. 职工人事管理、劳动合同管理、劳动工资和社会保险、职务任免、职称评聘、职工教育培训、医疗卫生、后勤福利、综合治理等方面的工作；
6. 经营管理工作形成的文件材料。包含：企业经营战略决策；计划、责任制管理、各种统计报表，企业综合性统计分析；属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理；物资采购、保存、供应和流通；经营业务管理、服务质量管理等。
7. 生产技术管理工作形成的文件材料
8. 产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；
9. 质量管理、能源管理、科技管理工作；
10. 产品生产或业务开发工作形成的文件材料。包括产品的工艺、安装、试制、加工制造；产品的检验安装；产品的销售与售后服务；
11. 、科研、技术引进、转让方面的材料；
12. 基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；
13. 购置设备、仪器的立项审批，购置合同；设备、仪器的开箱验收或接收；安装调试、使用、维护和改造、报废、事故分析和处理。
14. 财务、会计及其管理方面的文件材料；
15. 职工个人管理形成的文件材料。包括：履历材料；职工的鉴定、考核；专业技术职务评聘；职工的奖励与处分；职工的工资、保险、福利待遇等；其他记载个人重要社会活动的文件材料。
16. 其他具有利用和保存价值的文件材料。
公司档案还包括声像资料，主要有记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片、录音、录像等组成。

三.公司档案管理体制

1. 公司设立专门档案室，根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。
2. 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。

四.档案管理工作

(一).档案材料的收集：

1. 建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
2. 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
3. 及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

(二).档案的归档、立卷与管理。

1. 区分全宗，确定立档单位。
2. 分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
3. 归档前将资料分类，分组放置。
4. 案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。
5. 整理案卷，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
6. 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放。
7. 每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。

(三).档案的保管：

1. 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2. 公司设立专门地点或专用库房保存档案；
3. 做好档案室的防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防高温、防污染等工作。

(四).档案的鉴定：

1. 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
2. 确定各类档案的保管期限。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

(五).档案的销毁：

1. 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
2. 办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；
3. 建立档案销毁小组，，销毁档案时要严格执行保密规定，销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。
注：公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

(六).档案借阅、利用工作

1. 凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅
2. 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
3. 借阅期限不得超过二星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4. 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
5. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
6. 公司内档案利用的方式有：
1).提供档案原件；
2).提供档案复印件；
3).提供文献索引资料。
7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

五.附则

1. 档案部门采用电脑信息档案管理系统对档案进行管理，提高管理效率。
2. 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。

档案管理流程

附件：

企业文件材料归档范围

一、党群工作形成的文件材料

1、党务综合性工作、党员代表大会或党组其他有关会议；
2、党组织建设、党员和干部管理、纪检监察工作、重要政治活动或事件；
3、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作；
4、职代会、工会、共青团工作、女工工作；
5、专业学会、协会工作，群众团体活动。

二、行政管理工作形成的文件材料

1、企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程；
2、企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层）构成及变更，企业内部机构及变更；
3、企业领导班子的活动；
4、综合性行政事务，企业厂务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理；
5、法律事务、纪检监察、公证工作；
6、审计工作；
7、职工人事管理、劳动合同管理、劳动工资和社会保险、职务任免、职称评聘；
8、职工教育培训工作；
9、医疗卫生工作；
10、后勤福利、住房管理；
11、公安保卫、综合治理、防范自然灾害；
12、外事工作。

三、经营管理工作形成的文件材料

1、企业经营战略决策；
2、计划管理、责任制管理、各种统计报表，企业综合性统计分析；
3、资产管理、房地产管理，资本运作、对外投资，股权管理，各种经营管理，产权变动、清产核资；
4、属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理；
5、企业信用管理、形象宣传；
6、商务合同正本及合同有关的补充材料等；
7、资金管理、成本价格管理、会计管理；
8、物资采购、保存、供应和流通；
9、经营业务管理、服务质量管理；
10、外联（境外）项目管理；
11、招投标项目管理。

四、生产技术管理工作形成的文件材料

1、生产准备，生产组织、调度工作；
2、质量管理、质量检测和质量控制工作；
3、能源管理；
4、企业管理现代化和信息化建设、科技管理；
5、生产安全、消防工作，交通管理；
6、环境保护、检测与控制；
7、计量工作；
8、标准化工作；
9、档案、图书、情报工作。

五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料

（1）产品的市场调研、立项论证、设计；
（2）产品的工艺、安装、试制、加工制造；
（3）产品的检验安装；
（4）产品的销售与售后服务；
（5）产品鉴定、评优；
（6）产品质量事故分析及处理。

六、科学技术研究工作文件材料

1、科研项目的调研、申报立项；
2、科研项目的研究、试验；
3、科研项目的总结、鉴定；
4、科研项目的报奖、推广应用。

七、基建和技术改造工作形成的文件材料

1、基建项目和技术改造项目可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征地拆迁工作，以及建设单位项目管理工作；
2、基建项目和技术改造项目的设计；
3、基建项目和技术改造项目的施工；
4、基建项目和技术改造项目的监理；
5、基建项目和技术改造项目的竣工验收；
6、基建项目和技术改造项目的评奖、创优；
7、基建项目的使用、维修、改建、扩建；
8、事故分析和处理。

八、设备仪器管理形成的文件材料

1、购置设备、仪器的立项审批，购置合同；
2、设备、仪器的开箱验收或接收；
3、设备、仪器的安装调试；
4、设备、仪器的使用、维护和改造、报废；
5、事故分析和处理。

九、会计工作形成的文件材料

1、会计凭证；
2、会计账簿；
3、财务报告及报表；
4、其他会计文件材料。
十、职工个人管理形成的文件材料
1、职工的履历材料；
2、职工的鉴定、考核；
3、职工的专业技术职务评聘；
4、职工的奖励与处分；
5、职工的工资、保险、福利待遇等；
6、其他记载个人重要社会活动的文件材料。

十一、其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。